Politiques et règlements

Résolutions no : 96-75-08
2013-CA-232-04
2018-CA-263-12
2020-CA-279-04
2022-CA-289-06
Mise à jour : 2022-12-12

1.05.1 Comités statutaires

1.05.1.1  Comités consultatifs et Conseil collégial

Conformément aux directives exécutoires du ministère des Collèges et Universités et au Règlement administratif du Collège, les comités consultatifs de programmes d’études et le Conseil collégial sont des entités qui relèvent du Conseil d’administration.

Afin de faciliter la gestion au quotidien des comités consultatifs et du Conseil collégial, le Conseil d’administration du Collège délègue à la présidence-direction générale du Collège la responsabilité de l’établissement desdits comités (composition, fonctionnement et activités).

1.05.1.2 Membriété

Le Conseil collégial doit être composé de :

1. Membres votants du personnel scolaire
2. Membres votants du personnel de soutien
3. Membres votants du personnel administratif, et
4. Membres votants étudiants.

Le Conseil collégial :

1. Doit s’assurer :
   • Que le personnel administratif, scolaire et de soutien ainsi que les étudiants soient représentés au Conseil collégial et que les étudiants et le personnel scolaire soient en nombre prépondérant.
   • Que l’élection soit le mécanisme privilégié pour le choix des membres votants du Conseil collégial.
   • Que la sélection des membres étudiants soit assurée par le conseil d’administration de l’Association étudiante.
2. D’élire une présidence, une vice-présidence et un secrétaire qui voient au bon fonctionnement du Conseil collégial : et que la présidence et la vice-présidence ne proviennent pas de la même catégorie de personnel ou représentent exclusivement la clientèle étudiante.
3. Et de se doter d’un Comité exécutif composé de la présidence, de la vice-présidence et du secrétaire.

Afin d’assurer une plus grande représentativité et donc une meilleure rétroaction au poste de présidence-direction générale, le Conseil collégial peut recommander, au besoin, au poste de présidence-direction générale l’ajout de membres non-votants. La durée du mandat des membres étudiants votants est d’un (1) an et la durée du mandat des membres votants des autres catégories est de deux (2) ans, soit du 1er septembre au 31 août. Les membres votants ne peuvent assumer plus de deux (2) mandats consécutifs.

Le Conseil collégial se réunit de façon régulière au cours de l’année scolaire (environ 8 fois par année). Les réunions du Conseil collégial sont ouvertes à tout le personnel du Collège. La participation au Conseil collégial et à ses différents comités est volontaire.

Le Comité exécutif du Conseil collégial rencontre la présidence direction générale du Collège, au besoin, pour lui faire rapport.

1.05.2 Comités permanents

Un comité n'est un comité du Conseil d’administration que dans la mesure où sa création et son mandat découlent d'une décision du Conseil, que ses membres fassent ou non partie de ce dernier. Les seuls comités reconnus sont ceux créés par le Règlement administratif du Conseil et ceux nommés dans la présente politique.

Les modalités de fonctionnement du Comité exécutif, du Comité de gouvernance et de mises en candidature et du Comité de vérification et de gestion des risques sont les mêmes que celles énoncées pour le Conseil d’administration au Règlement administratif (ex. réunions régulières, réunions à huis clos, avis de réunions). En ce qui a trait au quorum, le Règlement administratif stipule que la majorité simple des membres d’un comité est nécessaire.

1.05.2.1 Comité exécutif 

1.05.2.1.2 Membriété

Le Comité exécutif est composé de la présidence-direction générale du Collège, de la présidence du Conseil d’administration et des deux vice-présidences du Conseil d’administration et, au besoin seulement, d’un membre externe et ce, tels que stipulés à l’article 45.01 du Règlement administratif.

La présidence du Conseil d’administration est la présidence de ce comité.

1.05.2.1.3 Mandat

Le Comité exécutif appuie le Conseil d’administration dans son fonctionnement et s’acquitte des responsabilités suivantes qui lui sont déléguées par le Conseil d’administration :

1. en agissant dans le cadre des pouvoirs délégués par le Conseil d’administration au Comité exécutif en vertu de l’article 45.02 du Règlement administratif ou par voie de résolution;
2. en fixant les objectifs de la présidence-direction générale du Collège et en faisant rapport au Conseil d’administration :
3. en évaluant le rendement de la présidence-direction générale du Collège et en indiquant au Conseil d’administration que le Comité exécutif s’est acquitté de son mandat.

1.05.2.1.4 Mandat spécifique par voie de délégation ou de résolution

Durant la période où les membres du Conseil d’administration ne peuvent se réunir, telle qu’en période estivale et en situation d’urgence (le quorum ne pouvant être obtenu pour tenir une réunion extraordinaire du Conseil d’administration), et ce, sans préjudice à la portée générale de cette disposition, le Comité exécutif exerce, comme délégué du Conseil d’administration, entre autres, les pouvoirs qui suivent. En conséquence, le Comité exécutif est décisionnel et chargé au nom du Conseil d’administration de/d’:

1. régler toute question autre que celle expressément confiée à un autre comité permanent :
2. conclure, d’approuver la conclusion ou de voir à la conclusion au nom du Collège des contrats d’acquisition de biens ou de services auxquels le Collège s’engage, à l’exclusion   de l’embauche de personnel :
3. se doter d’une procédure advenant le cas où un fournisseur ne puisse s’acquitter de ses engagements envers le Collège et qui remettent en cause la qualité des services :
4. exercer les pouvoirs d’emprunts accordés au Conseil d’administration par le Règlement administratif :
5. étudier toute question que la présidence-direction générale du Collège soumet    normalement à l’étude du Conseil d’administration.

Le Comité exécutif fera par la suite rapport au Conseil d’administration des décisions qu’il a prises lors de la prochaine réunion régulière du Conseil. À cet égard, le Comité exécutif fera rapport sous le point inscrit à l’ordre du jour du Conseil d’administration.

1.05.2.1.5 Mode de fonctionnement régulier

Dans la situation où le Comité exécutif n’est convoqué que pour approuver son procès-verbal et convenir des points au projet d’ordre du jour du prochain Conseil d’administration, les membres peuvent alors être convoqués à se réunir par l’entremise d’une réunion virtuelle (moyen électronique tel le courrier électronique, la conférence téléphonique).

À la première réunion d’automne du Conseil, la présidence du Conseil fait rapport de toute activité du Comité exécutif depuis la dernière réunion régulière du Conseil d’administration.

1.05.3 Comité de gouvernance et de mises en candidature

1.05.3.1 Membriété

Le Comité de gouvernance et de mises en candidature est consultatif au Conseil d'administration. Il se compose d’au moins 3 membres élus parmi les membres externes du Conseil d’administration. Les membres externes sont les membres nommés en vertu du paragraphe 7.01 (a) du Règlement administratif du Collège. Ils sont désignés annuellement. La présidence-direction générale du Collège et la présidence du Conseil d’administration sont membres d’office. La présidence du Comité est choisie annuellement entre les membres qui informera le Conseil d’administration.  Cette nomination est indiquée au procès-verbal de la première réunion du comité.

1.05.3.2 Mandat

Le Comité de gouvernance et de mises en candidature a le mandat de faire des recommandations au Conseil d’administration portant sur la gouvernance, les nominations, les renouvellements de mandat, la formation et l’évaluation, notamment :

1. mettre à jour et préparer les projets de révision, de modification, d’amendement ou d’abrogation du Règlement administratif et des politiques du Conseil d’administration, aux fins d’approbation par ce dernier :
2. recommander les critères de sélection pour les nominations de candidats au Conseil d’administration et les renouvellements de mandat au Conseil d’administration à recommander au Conseil d’administration pour nomination par le Lieutenant-gouverneur en conseil (1/3 des membres externes) et pour nomination par celui-ci, soit le Conseil d’administration (2/3 des membres externes);
3. recruter des candidatures pour le Conseil d’administration et s'assurer du maintien d'un inventaire de ces candidatures :
4. proposer au Conseil d’administration et assurer la mise en place d’un programme d’orientation à l’intention des nouveaux membres du Conseil d’administration et de la formation continue des membres du Conseil d’administration :
5. développer un outil permettant d’évaluer annuellement le rendement du Conseil d’administration, de connaître les besoins d’orientation et de formation des membres du Conseil et de connaître leur intérêt envers des participations ciblées.

1.05.4 Comité de vérification et de gestion des risques

1.05.4.1 Membriété

Le Comité de vérification et de gestion des risques est consultatif au Conseil d'administration. Il se compose de quatre (4) membres élus parmi les membres externes du Conseil d'administration, à l’exclusion de la présidence du Conseil et de la présidence-direction générale du Collège. Les membres sont désignés annuellement, en juin, et ces membres doivent posséder une connaissance suffisante du domaine financier et au moins un membre doit posséder une expertise financière. La présidence-direction générale du Collège et la présidence du Conseil d’administration ne sont donc pas membres d’office, mais peuvent participer aux séances pour les parties publiques. La présidence du Comité est choisie annuellement entre les membres qui informera le Conseil d’administration.  Cette nomination est indiquée au procès-verbal de la première réunion du comité.

1.05.4.2 Mandat

Le Comité de vérification et de gestion des risques a le mandat de faire des recommandations au Conseil d'administration sur toute question reliée à l’octroi du contrat pour des services d’audit, à l’audit des états financiers, à la gestion des risques et de l’environnement de contrôle faite par la vice-présidence des Services administratifs, notamment :

1. Firme d’auditeurs externes
   • Recommander au Conseil d’administration l’octroi d’un contrat pour l’embauche d’une firme d’auditeurs externes.
   • Recommander annuellement au Conseil d’administration de confirmer le mandat d’audit à la firme d’auditeurs externes.
   La firme d’auditeurs externes doit être titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur la comptabilité publique en vue d’auditer annuellement les comptes et les opérations du Collège.
2. États financiers annuels audités
   • Examiner le plan et l'étendue de l’audit externe annuel des états financiers.
   • Revoir les états financiers provisoires annuels de La Cité, de concert avec la Direction vice-présidence des Services administratifs de La Cité et l’auditeur externe, et en recommander l'approbation au Conseil d’administration.
   • Examiner les changements proposés aux conventions comptables qui ont un impact sur la structure des données financières et la présentation des états financiers et en recommander l’approbation au Conseil d’administration.
3. Gestion des risques et environnement de contrôle
   • Se pencher sur l’évaluation de la gestion des risques faite par la vice-présidence des Services administratifs de La Cité pour avoir l’assurance que le processus de gestion des risques élaboré et mis en place s’effectue de manière efficace. Il s’agit d’acquérir une meilleure compréhension de la façon dont les risques sont identifiés et gérés par le Collège.
   • Faire rapport chaque année au Conseil d’administration des constatations quant à l’évaluation du processus de gestion des risques.
   • Examiner sur une base rotative les processus de contrôle mis en place par la vice-présidence des Services administratifs de La Cité.

Le plan de fonctionnement du Comité de vérification et de gestion des risques est le suivant :

Mode de fonctionnement

1. En tant que comité permanent au Conseil d’administration, le Comité de vérification et de gestion des risques se réunit minimalement deux fois par année pour s'acquitter de ses responsabilités. À la suite de chaque réunion, il fait rapport au Conseil d’administration dès sa prochaine séance régulière.
2. La présidence du Comité de vérification et de gestion des risques établit annuellement un plan de travail en consultation avec les membres du Comité, la présidence-direction générale de La Cité et la vice-présidence des Services administratifs, et, au besoin, l’auditeur externe.
3. À moins d’indication contraire de la part du Comité de vérification et de gestion des risques ci-après nommé « CVGR », l’auditeur externe assiste aux réunions du CVGR, tout comme d'autres membres de La Cité, soit la présidence-direction générale du Collège, la vice-présidence des Services administratifs ou tout autre membre de l’équipe exécutive du Conseil de la présidence.
4. Pour les réunions où l’auditeur externe assiste, le Comité de vérification et de gestion des risques tient une partie de sa réunion à huis clos avec l’auditeur externe. Les membres de la Direction générale du Collège n’assistent pas à cette partie à huis clos.