Politiques et règlements

Résolutions no : CA-03-150-03
2013-CA-232-04
2018-CA-263-12
2022-CA-286-06
Mise à jour : 2022-12-12

1.07.1 Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent à la présente politique :

Beau-frère :  s’entend du frère du conjoint ou de l’époux de la sœur ou de la belle sœur

Belle-sœur : s’entend de la sœur du conjoint ou de l’épouse du frère ou du beau-frère

Conflit d’intérêts : s’entend d’un conflit d’intérêts perçu, un conflit d’intérêts potentiel ou un conflit d’intérêts réel et comprend toute situation où l’intérêt d’un membre ou du poste d’un membre ou d’une fonction que le membre occupe à l’extérieur sont ou pourraient donner l’apparence d’être en conflit avec ceux du collège.

Conflit d’intérêts perçu : s’entend d’une situation dans laquelle des personnes raisonnablement bien informées pourraient penser avec raison qu’un membre est en conflit d’intérêts réel, même si ce n’est pas le cas en réalité.

Conflit d’intérêts potentiel : s’entend d’une situation dans laquelle un membre a des intérêts privés ou personnels qui pourraient influer sur l’exercice de ses fonctions ou responsabilités, à condition que cette personne n’ait pas encore exercé cette fonction ou responsabilité.

Conflit d’intérêts réel : s’entend d’une situation dans laquelle un membre du Conseil a des intérêts privés ou personnels suffisamment liés à l’exercice de ses fonctions et responsabilités en tant que membre pour influer sur l’exercice de ces fonctions et responsabilités.

Conjoint : s’entend au sens de l’article 29 de la Loi sur le droit de la famille L.R.O. 1990, chap. F.3.

Conseil : s’entend du Conseil d’administration du Collège.

Dirigeant : s’entend de la présidence du Conseil d’administration, des vice-présidences, du secrétaire, de la présidence-direction générale du Collège et de quiconque exerce des fonctions semblables à celles du titulaire d’un de ces postes.

Enfant : s’entend de l’enfant d’une personne, y compris l’enfant né hors mariage, l’enfant adopté et celui à l’égard duquel elle a manifesté l’intention bien arrêtée de le traiter comme s’il s’agissait de son enfant.

Frère ou sœur : s’entend d’enfants nés du même père et de la même mère.

Intérêt : s’entend de tout intérêt pécuniaire ou autre, direct ou indirect, qui pourrait raisonnablement être considéré comme susceptible d’influencer une personne dans son comportement.

Intérêt majoritaire : s’entend de l’intérêt dans une compagnie d’une personne qui est propriétaire à titre de bénéficiaire, directement ou indirectement, ou qui contrôle des actions participantes de celle-ci qui lui confèrent plus de 10 % des droits de vote rattachés aux actions de la compagnie.

Membre du Conseil : s’entend d’un membre du Conseil d’administration du Collège La Cité, y compris d’un membre interne du conseil.

Membre interne du Conseil : s’entend d’un membre du corps étudiant, du corps enseignant, du personnel administratif ou du personnel de soutien élu au Conseil par le groupe en question, conformément aux modalités du Règlement administratif. La présidence-direction générale du Collège est également un membre interne en raison de son poste au sein du Collège.

Neveu ou nièce : s’entend de l’enfant du frère ou de la sœur d’une personne ou de l’enfant du frère ou de la sœur de son conjoint.

Oncle ou tante : s’entend du frère ou de la sœur du père ou de la mère d’une personne et l’époux ou l’épouse du frère ou de la sœur du père ou de la mère d’une personne.

Partenaire du même sexe : s’entend au sens de l’article 29 de la Loi sur le droit de la famille L.R.O. 1990, chap. F.3.

Père ou mère : s’entend du père ou de la mère (biologique ou adoptif) d’un enfant ou d’une personne à l’égard de laquelle cet enfant a manifesté l’intention bien arrêtée de la traiter comme s’il s’agissait de son père ou de sa mère.

Règlement administratif : s’entend du Règlement administratif du Collège ainsi que de leurs modifications et mises à jour.

Réunion : s’entend d’une réunion du Conseil d’administration ou d’un de ses comités.

1.07.2 Existence de conflit

1. Il y a conflit d’intérêts lorsque les intérêts privés ou personnels d’un membre du Conseil ont préséance sur ses fonctions et responsabilités officielles en tant que membre du Conseil ou leur font concurrence. Ceci peut être dû à un conflit d’intérêts réel, un conflit d’intérêts perçu ou un conflit d’intérêts potentiel, de nature financière ou autre.
2. Sans restreindre la portée de ce qu’on entend par « intérêt », un membre du Conseil sera réputé avoir un intérêt dans les cas suivants :
   1. lorsqu’il, directement ou par personne interposée :
      1. est actionnaire, administrateur ou dirigeant d’une personne morale dont les valeurs mobilières ne sont pas offertes au public si ladite personne morale a un intérêt ;
      2. détient un intérêt majoritaire dans une personne morale dont les valeurs mobilières sont offertes au public, ou en est administrateur ou dirigeant si ladite personne morale a un intérêt ; ou
      3. est membre d’un organisme qui a un intérêt.
   2. lorsqu’il est l’associé d’une personne ou l’employé d’une personne ou d’un organisme qui a un intérêt.
3. Pour l’application de cette politique, l’intérêt du père ou de la mère, du frère ou de la sœur, du conjoint, du partenaire de même sexe, de l’enfant, du neveu ou de la nièce, de l’oncle ou de la tante ou du beau-frère ou de la belle-sœur d’un membre du Conseil est réputé être un intérêt de celui-ci.
4. Cette politique ne s’applique pas :
   1. à l’intérêt que peut avoir un membre du Conseil dans une affaire en tant qu’usager d’un service qui lui est fourni par le Collège de la même façon et aux mêmes conditions qu’à des personnes qui ne sont pas membres du Conseil; et
   2. à l’intérêt que peut avoir un membre du Conseil en tant qu’employé ou membre d’un syndicat d’employés du Collège à moins que le membre du Conseil soit appelé en sa capacité de membre à participer à une réunion, discussion ou décision :
      1. qui touche directement ou indirectement à ses conditions d’emploi, ses droits, privilèges ou obligations en tant qu’employé ou membre du syndicat;
      2. qui touche directement ou indirectement les droits, privilèges ou obligations de son syndicat ; ou
      3. qui pourrait lui donner accès à de l’information confidentielle ayant trait aux relations de travail.
5. Il incombe à chaque membre du Conseil d’éviter les conflits d’intérêts.
6. Un membre du Conseil ne doit ni occuper un poste ni exercer des fonctions à l’extérieur qui pourraient le mettre en situation de conflit d’intérêts.
7. Un membre du Conseil ne peut influencer ou participer à une décision touchant une affaire dans laquelle il a un conflit d’intérêts.
8. Il est interdit à un membre du Conseil pendant qu’il est en fonction de faire concurrence au Collège. Il y a concurrence lorsque le membre du Conseil ou un organisme pour lequel il œuvre fait concurrence directement ou indirectement au Collège pour des clients.
9. Un membre du Conseil ne doit :
   1. marchander pour obtenir des gains personnels dans le cadre d’activités subventionnées par le Collège ;
   2. utiliser les ressources du Collège (installations, équipements, matériaux ou services) pour un travail personnel ou de l’extérieur ;
   3. ni vendre ni acquérir pour son usage personnel du matériel ou la propriété du Collège ;
   4. ni utiliser ni communiquer de manière inappropriée des renseignements non publiés, y compris, dans le cas des membres internes, sur le travail non rémunéré d’étudiants ou de collègues provenant de n’importe quelle partie du Collège ;
   5. associer le nom du Collège à un organisme ou activité commerciale ou autre ni utiliser l’adresse ou le numéro de téléphone du Collège aux fins de cet organisme ou de cette activité ; et
   6. associer son poste au Collège à une activité politique.
10. Il est interdit à quiconque de conclure un contrat avec le Collège ou le Conseil pour l’achat, la vente ou la location d’un bien ou service dans lequel un membre du Conseil a un Intérêt.
11. Sans restreindre la portée de ce qu’on entend par « intérêt », il est interdit à un membre du Conseil de demander ou d’accepter une commission, une récompense, un avantage ou un bénéfice de quelque sorte directement ou indirectement pour lui ou pour son conjoint, son partenaire du même sexe, son père, sa mère, son enfant, son oncle, sa tante, son neveu, sa nièce, son frère, sa sœur, son beau-frère, sa belle-sœur lié directement ou indirectement à l’octroi, le renouvellement, la terminaison, l’application ou l’interprétation d’un contrat avec le Collège ou le Conseil.
12. Sont exclues de l’article 1.07.2.11. Les gratuités d’usage, tels les repas lors de réunion d’affaires et les réceptions organisées pour la clientèle générale d’une entreprise qui traite avec le Collège ou le Conseil. Dans tous ces cas, le membre doit déclarer, dès que possible, conformément à l’article 1.07.3 qu’il a reçu la gratuité.

1.07.3 Déclaration de conflit

1. Lorsqu’il est impossible d’éviter un conflit d’intérêts, le membre du Conseil doit déclarer qu’il est en conflit d’intérêts dès que possible et, au même moment, doit déclarer la nature générale du conflit. Cette déclaration de conflit d’intérêt réel ou perçu ou potentiel doit être faite auprès de la présidence du Conseil d’administration.

2. Lorsque le conflit d’intérêts est déclaré par un membre du Conseil avant la tenue d’une réunion du Conseil, la déclaration et la nature générale du conflit doivent être faites à la présidence du Conseil et le Conseil d’administration doit en être informé. XXXXX De plus, au début de chaque réunion du Conseil, la présidence du Conseil doit demander si un membre du Conseil est en conflit d’intérêts à l’égard d’un sujet à l’ordre du jour et faire consigner la réponse dans le procès-verbal.

   Cas d’un conflit d’intérêt réel

   1. Lorsqu’un sujet à l’ordre du jour est discuté dans la partie publique d’une réunion du Conseil, le membre du Conseil ayant un conflit d’intérêts réel peut rester dans la salle pendant la durée du débat sans participer au vote sur cette question. Le procès-verbal doit mentionner que le membre du Conseil en conflit d’intérêts est demeuré dans la salle durant les discussions, mais n’a pas voté sur la question. Dans le cas où le sujet est abordé dans la partie à huis clos d’une réunion du Conseil, le membre du Conseil doit se retirer pendant le débat et le vote sur la question, et le procès-verbal doit en faire état.
   
   

   Cas d’un conflit d’intérêts perçu ou potentiel

   2. Lorsque le conflit d’intérêts est perçu ou potentiel, le Conseil décide si le membre du Conseil doit rester lors des discussions et du vote sur les articles à l’ordre du jour. Le procès-verbal devra faire état de la décision.
3. Lorsqu’un membre du Conseil n’est pas convaincu d’être en conflit d’intérêts, ledit membre doit soulever la question du conflit d’intérêts potentiel, en expliquant la nature de celui-ci, auprès de la présidence du Conseil d’administration, qui informera le Conseil. Ce dernier devra déterminer, à la majorité des voix, s’il y a ou non conflit d’intérêts. Ledit membre devra s’abstenir de voter sur la question de savoir s’il y a ou non conflit d’intérêts et, aux fins du vote, fera partie du quorum.

1.07.4 découverte subséquente d’un conflit

1. Lorsqu’un conflit d’intérêts est découvert après le débat sur une question, ce conflit doit être déclaré au Conseil et être consigné comme il se doit à la première occasion.
2. Si un membre du Conseil a participé au débat susmentionné et si sa participation a influencé la décision du Conseil sur cette question, ce dernier doit réexaminer la question et peut annuler, modifier ou confirmer sa décision.

1.07.5 identification d’un conflit par un autre membre

1. Tout membre du Conseil qui perçoit qu’un autre membre du Conseil est en conflit d’intérêts à propos d’une question quelconque doit exprimer cette préoccupation à la présidence du Conseil.
2. La présidence doit, à son tour, discuter de cette question avec le membre du Conseil qui est perçu être en conflit d’intérêts et, le cas échéant, prévoir d’autres discussions avec le membre du Conseil qui a signalé ce conflit.
3. Si la discussion n’aboutit pas à une solution, la question doit être portée à l’attention du Conseil et ce dernier doit décider, à la majorité des voix, si un conflit d’intérêts existe. Le membre du Conseil, qui est perçu comme étant en conflit d’intérêts doit s’abstenir de voter.

1.07.6 non-conformité à la politique

1. Lorsqu’un membre du Conseil ne se conforme pas à la présente politique, à moins que le fait de ne pas s’y conformer soit une erreur de jugement faite de bonne foi, le Conseil doit :
   1. réprimander verbalement le membre ; ou
   2. réprimander par écrit le membre ; et/ou
   3. exiger la démission du membre ; et/ou
   4. destituer celui-ci en ayant recours aux processus prévus dans le Règlement administratif.

1.07.7 exemption au présent article

1. Une exemption à la présente politique n’est admissible que lorsque le conflit d’intérêts a été déclaré selon ce qui précède et approuvé selon les dispositions qui suivent.
2. Une exemption ne prend effet qu’après avoir été approuvée par écrit :
   1. s’il s’agit d’un conflit d’intérêts de la présidence-direction générale du Collège, par la présidence du Conseil ;
   2. s’il s’agit d’un conflit d’intérêts d’un membre du Conseil ou de la présidence du Conseil, par le Conseil.
3. Une exemption ne peut être accordée que si elle est clairement dans les meilleurs intérêts du Collège.
4. Il est impossible de faire exception aux articles 1.07.3.2, 1.07.7.1, 1.07.7.2, 1.07.7.3, et 1.07.7.5.
5. Une exemption peut être demandée par n’importe quel membre du Conseil.