1.08 Protocole de communication du conseil d’administration
Résolutions no : 2011-CA-218-03
2013-CA-232-04
2018-CA-263-12
2022-CA-289-06
Mise à jour : 2022-12-12
La visibilité des membres du Conseil d’administration nécessite l’adoption d’un protocole quant aux communications avec les divers publics du Collège, notamment les médias.
La présente politique vise à assurer que les communications émanant du Collège soient diffusées ou commentées au moment opportun, par les personnes responsables, aux publics concernés et qu’elles appuient les décisions et les objectifs du Collège.
1.08.1 Cadre de fonctionnement
Toute communication
Les membres du Conseil d’administration, dans leurs relations avec le public, les médias ou d'autres entités, doivent diriger toute demande à l’attention de la présidence du Conseil d’administration. Ils doivent par ailleurs respecter en tout temps la confidentialité des sujets discutés à huis clos.
Le résultat des délibérations du Conseil d’administration est communiqué, s'il y a lieu, suite à l'adoption d'une décision lors d’une séance du Conseil d’administration, par les porte-paroles officiels du Conseil, soit la présidence du Conseil d’administration ou son/ sa délégué(e) en ce qui a trait aux questions de gouverne et par la présidence-direction générale du Collège ou son/sa délégué(e) pour tout sujet d’ordre administratif.
1.08.2 Responsabilités
La présidence du Conseil d’administration
La présidence du Conseil d’administration est le seul porte-parole. Elle seule (ou tout membre du Conseil désigné par elle) communique avec le public, notamment les médias, au nom du Conseil d’administration. Les informations de nature stratégique ou de gouverne que le Collège veut transmettre à ses divers publics sont communiquées par la présidence du Conseil d’administration.
La présidence du Conseil d’administration le représente auprès d'organismes externes afin de faire connaître les orientations et les décisions du Conseil ou de commenter sur des sujets qui relèvent de la compétence du Conseil d’administration.
Les membres du Conseil d’administration
Les membres du Conseil d’administration communiquent les messages généraux (préalablement déterminés) du Collège à ses divers publics (ex : rapport annuel, résultats obtenus aux indicateurs). Les membres peuvent être appelés, à la demande de la présidence du Conseil, à livrer des informations de nature stratégique ou de gouverne.
La présidence-direction générale du Collège
La présidence-direction générale du Collège doit s’assurer en tout temps que les membres du Conseil d’administration soient informés au sujet de tout renseignement, observation ou situation concernant le Collège directement ou indirectement et qui devrait être porté à leur attention.
La présidence-direction générale du Collège doit prendre les moyens nécessaires afin d’informer en tout temps : le Conseil de toute tendance significative pour l'établissement, de toute couverture médiatique négative appréhendée ou prévue, de tout changement important à l'interne et à l'externe, dont, plus particulièrement, tout changement aux prémisses sur lesquelles repose une politique existante du Conseil.
À cet effet, un mode de fonctionnement est mis en place afin de s’assurer que la présidence du Conseil d’administration ou, en son absence, la 1re vice-présidence ou, le cas échéant, la 2e vice-présidence soit informée immédiatement.
1.08.3 Confidentialité
Sous réserve des dispositions de la Loi de 2002 sur les collèges d’arts appliqués et de technologie, du Règlement administratif du Collège, des directives exécutoires ou modalités du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle ou de toute autre législation, toutes les questions présentées lors d’une séance à huis clos du Conseil, y compris les résolutions qui y sont adoptées et les procès- verbaux, sont strictement confidentiels jusqu’à ce que le Conseil décide ou que la Commission d’accès à l’information ordonne de les rendre publics en tout ou en partie.
1.08.4 Communication entre le conseil et le personnel du collège incluant la présidence-direction générale
Conformément à la politique 1.02 - Code de conduite des membres du Conseil d’administration, le Conseil s'engage, pour lui et ses membres, à adopter une conduite conforme aux règles déontologiques, ce qui comprend l'usage approprié de son autorité et le décorum voulu en tant que membres du Conseil.
- Un membre du Conseil, individuellement, ne peut tenter d'exercer une autorité personnelle sur l'organisation ou son personnel ;
- L'interaction d’un membre du Conseil avec la présidence-direction générale du Collège ou son personnel doit se faire en tenant compte de leur absence d'autorité.
Dans cet esprit, un membre du Conseil d’administration doit acheminer à la présidence-direction générale du Collège toute demande d'information. La présidence-direction générale du Collège s’assure des suivis nécessaires auprès des personnes concernées.
1.08.5 Demandes d’entrevues ou de discours – démarche
Les communications officielles entre les médias et La Cité sont coordonnées par le Service es communications qui appuie les porte-paroles dans la livraison du message médiatique.
Le Service des communications joue un rôle proactif dans l’identification des événements (entrevues, discours, etc.) auxquels les membres du Conseil d’administration sont appelés à participer.
La présidence du Conseil d’administration est le porte-parole du Conseil en toutes circonstances. Toutefois, lorsqu’un membre du Conseil d’administration est délégué par la présidence du Conseil d’administration à prononcer un discours ou à rencontrer un journaliste (au nom du Conseil d’administration), il contacte la présidence-direction générale du Collège afin de s’assurer que des notes d’information ou le cas échéant qu’un discours puisse être préparés.
La présidence-direction générale de La Cité fournit le cas échéant des notes d’information à la présidence du Conseil d’administration ou son délégué en fonction de la nature de l’événement, du public présent et des messages à livrer.
1.08.6 Divulgation de renseignements par un membre du Conseil d’administration
Advenant qu’un membre du Conseil d’administration divulgue par inadvertance un renseignement confidentiel ou un message stratégique ou de gouverne au sujet du Collège, il doit en aviser immédiatement la présidence du Conseil d’administration, ou le cas échéant, la présidence-direction générale du Collège, qui assure le suivi requis. Selon la nature de la divulgation, une stratégie de communication est élaborée afin d’assurer un suivi approprié à la situation. Lors de la réunion subséquente du Conseil d’administration, la présidence du Conseil d’administration fait rapport au besoin.
1.08.7 Délégation de pouvoirs en cas d’absence
Conseil d’administration
La présidence du Conseil d’administration demande à la 1re vice-présidence, à la 2e vice-présidence ou, en leur absence, à un autre membre du Conseil d’administration, de s'acquitter d'une partie ou de la totalité des responsabilités découlant de la présente politique qui lui incombent, mais qu'il lui est temporairement impossible d'assumer.
Bien que la présidence du Conseil d’administration délègue une partie ou la totalité de ses responsabilités, elle conserve ses responsabilités de porte-parole officiel du Conseil d’administration. Lors de la réunion subséquente du Conseil d’administration, la présidence du Conseil d’administration fait rapport au besoin.
La présidence-direction générale du Collège
La présidence-direction générale du Collège peut demander, en son absence, à un membre du Bureau de la présidence-direction générale de s'acquitter d'une partie ou de la totalité des responsabilités qui lui incombent, mais qu'il lui est temporairement impossible d'assumer.
Il est entendu que le fait que la présidence-direction générale du Collège délègue une partie ou la totalité de ses responsabilités ne la soustrait en rien à ses responsabilités de porte-parole officiel de La Cité. Lors de la réunion subséquente du Conseil d’administration, la présidence-direction générale du Collège fait rapport.
1.08.8 Convocation du comité exécutif ou du CA – réunions extraordinaires
Dans des circonstances exceptionnelles portant sur la gestion des communications, lorsque la situation le commande, la présidence du Conseil d’administration peut convoquer une réunion extraordinaire. Dans une telle situation, la démarche suivante est mise en place :
Comité exécutif
La présidence du Conseil d’administration :
- informe la présidence-direction générale de La Cité ;
- advenant qu’un membre du Comité exécutif doive être exclu (incluant la présidence-direction générale du Collège) en raison d’un conflit d’intérêt réel ou apparent, la présidence du Conseil d’administration informe les personnes concernées ;
- lors de la réunion subséquente du Conseil d’administration, la présidence du Conseil d’administration fait rapport au Conseil des délibérations du Comité exécutif pour les éléments de nature publique.
Conseil d’administration
La présidence du Conseil d’administration :
- informe la présidence-direction générale de La Cité ;
- advenant qu’un membre du Conseil d’administration doive être exclu (incluant la présidence-direction générale du Collège) en raison de conflit d’intérêt réel ou perçu ou d’autres raisons, la présidence du Conseil d’administration informe les personnes concernées et justifie la décision ;
- lors de la réunion subséquente du Conseil d’administration, la présidence-direction générale du Conseil d’administration fait rapport au Conseil des suivis qui ont été faits pour les éléments de nature publique.
1.08.9 Accès à l’information et protection de la vie privée
Les membres du Conseil d’administration s'assurent de respecter, dans toutes leurs communications, les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP).
