Politiques et règlements

Résolutions no : 2019-CA-274-10
2022-CA-289-05
Mise à jour : 2022-09-19

1.01 Définitions

• Politique
  • Une politique de gouvernance est un énoncé adopté par le conseil d’administration du collège La Cité qui précise des principes directeurs pour assurer la bonne gestion de l’institution, de ses ressources, de ses services et de ses programmes. Elle exprime la volonté, l’intérêt et l’intention des membres du conseil d’administration et guident la présidence-direction générale dans la gestion quotidienne du Collège.
  • Les politiques de gouvernance servent à encadrer les activités de l’organisme, des membres du Conseil d’administration, ainsi que celles des employés en définissant leurs rôles et leurs pouvoirs.
  • L’une des fonctions de base des membres du conseil d’administration est d’être proactif dans l’établissement de politiques permettant de guider le collège La Cité.
• Directive administrative
  • Une directive administrative met en application un énoncé de politique approuvé par le conseil d’administration, dont l’ensemble du personnel, des étudiants, des fournisseurs ou toute autre partie prenante doivent se conformer.
  • Une directive administrative est une règle de conduite interne émise par la présidence-direction générale, qui découle d’une obligation légale, d’une directive ministérielle, d’une politique de gouvernance, ou d’une attente de la présidence-direction générale pour assurer la bonne gestion de l’organisation et ce, en vue d’actualiser la vision stratégique.
• Règlement administratif
  • Document corporatif qui comprend l’ensemble des statuts et règlements adoptées par le Conseil d’administration du collège La Cité qui régissent entre autres la nomination des membres du conseil d’administration, la procédure et la conduite à respecter lors des rencontres du Conseil, de ses comités, etc.

1.02 Processus

Le processus retenu par le collège La Cité pour déterminer les orientations et établir ses politiques comprend cinq étapes : l’initiation, l’élaboration, l’approbation, la mise en œuvre et l’évaluation - révision de ses politiques.

1.02.1 Initiation

L’initiation est l’étape de mise en branle du processus. Cette étape s’amorce à partir de différents scénarios : lois, règlements, directives ministérielles et gouvernementales (nouveaux ou modifiés), un besoin exprimé par un membre du CA, une demande de la communauté scolaire déposée auprès de la présidence-direction générale, notamment les étudiants, le personnel, ou le personnel cadre.

Dans la première phase de cette étape, la présidente-direction générale reçoit la demande et détermine, de concert avec la présidence du Conseil d’administration, la pertinence de poursuivre à la prochaine étape. Si la décision de poursuivre est retenue, une proposition de mandater le Comité de gouvernance et de mises en candidature d’élaborer une ébauche de politique est présentée au Conseil d’administration, pour approbation, afin de pouvoir passer à l’étape suivante.

La proposition d’élaboration de la nouvelle politique doit comprendre les points suivants :

• L’objet de la politique
• Le but de la politique
• Le secteur d’application de la politique
• Le processus d’élaboration retenu
• Les intervenantes et intervenants qui seront invités à participer s’il y a lieu
• L’échéancier

Le Comité de gouvernance et de mises en candidature est mandaté de procéder à l’élaboration de la politique selon les modalités de la proposition.

La proposition d’élaboration est présentée au Conseil d’administration pour approbation

1.02.2 Élaboration de la politique

Le Comité de gouvernance et de mises en candidature procède à l’élaboration de la politique selon les modalités contenues dans la proposition d’élaboration.

Les critères à respecter pour une politique exemplaire sont :

• Est conforme à la Mission, la Vision et aux Valeurs du Collège La Cité
• Est le résultat d’une communication ouverte et authentique
• Est claire, facile à comprendre et dans un langage inclusif
• Est facilement accessible à tous
• Est à jour et d’intérêt actuel
• Atteint les objectifs visés
• Peut faire l’objet d’une consultation si jugé pertinent

Le Comité de gouvernance et de mises en candidature fait état de ses travaux, sous forme de rapport, pour approbation par le Conseil d’administration, qui doit faire état de, s’il y a lieu :

• Des conséquences juridiques et de la conformité avec les autres politiques
• D’un avis légal
• Des conséquences financières
• Des répercussions sur les services

1.02.3 Approbation

Le Conseil d’administration approuve la politique, avec ou sans modifications, et celle-ci devient la politique officielle du collège La Cité.

1.02.4 Mise en œuvre

La mise en œuvre de la politique est sous la responsabilité de la présidence-direction générale, appuyée du personnel.

1.02.5 Évaluation

La présidence-direction générale et son personnel ont la responsabilité non seulement de veiller à la mise en œuvre d’une politique mais aussi d’évaluer l’efficacité de celle-ci et des directives administratives qui en découlent.

1.02.6 Révision des politiques

La révision d’une politique peut être faite en tout temps pour répondre à un besoin immédiat ou de façon ponctuelle selon un calendrier pré-établi.

Le Conseil d’administration doit mandater toute révision d’une politique dans l’une ou l’autre des situations.

Pour la révision ponctuelle des politiques, le Comité de gouvernance et de mises en candidature propose un calendrier de révision pour l’année basé sur un cycle de 5 ans, à raison de 4 politiques par année.  Le Comité de gouvernance et de mises en candidature examine les politiques et recommande s’il y lieu les modifications au Conseil d’administration pour approbation.

Le Conseil d’administration peut en tout temps développer ou abroger une politique.

Calendrier proposé :

1.03 gestion des politiques

1.03.1

La présidence-direction générale a la responsabilité de la présentation selon le gabarit prescrit, de la codification, ainsi que de la diffusion et de la publication de l’ensemble des politiques de La Cité.

1.03.2

La présidence-direction générale doit faire rapport au Conseil d’administration, lorsqu’il est nécessaire, de l’efficacité des politiques et émettre des recommandations pour les améliorer.

1.04 gestion des directives administratives

1.04.1

La présidence-direction générale a la responsabilité de l’élaboration et de la mise en œuvre de toutes les directives administratives et doit s’assurer de la conformité aux énoncés prescrits dans les politiques de gouvernance.

1.04.2

La présidence-direction générale a la responsabilité de la mise à jour des directives administratives selon un calendrier pré-établi par le bureau de l’assurance de la qualité. Ainsi, une nouvelle directive administrative sera révisée après sa première année d’existence, puis aux 5 ans.

1.05 règlement administratif du collège La Cité

1.05.1

Le même processus de révision des politiques de gouvernance est appliqué pour le Règlement administratif du collège La Cité. Une révision ponctuelle est fixée aux 5 ans. Le Comité de gouvernance et de mises en candidature examine le Règlement administratif et recommande s’il y lieu les modifications au Conseil d’administration pour approbation.