Directives administratives
de nature administrative

Planification d'affaires et financière

Code numérique : ADM-01
Responsable de la diffusion :
La direction exécutive des Services administratifs
Groupes ou secteurs ou fournisseurs de services consultés :

Entrée en vigueur : 10 septembre 1990
Dernière révision : 2 décembre 2015
Fréquence de révision :

Table des matières

Objet

La présente directive a comme objet d'encadrer la planification d'affaires et financière conformément aux lois et règlements, aux orientations du Conseil d'administration et aux lignes directrices prescrites par la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic.

Destinataires

Cette directive s'adresse à tous les détenteurs de budget et au Service des Ressources financières

Processus

Au niveau budgétaire

La Présidence du Collège approuvera en séquence, au cours de l'année financière, les étapes suivantes :

  1. Le plan d'affaires   proposé par la présidence du Collège et ses révisions majeures, s'il y a lieu.
  2. Les prévisions budgétaires soumises par la présidence du Collège.
  3. Les révisions budgétaires, s'il y a lieu d'augmenter les autorisations accordées lors de l'approbation des prévisions budgétaires.
  4. S'il y a lieu, les budgets spéciaux soumis par la présidence du Collège.

La présidence du Collège établit les mécanismes d'approbation et de contrôle pour tout changement au budget
de dépenses approuvé par le Conseil (transferts budgétaires).

Ces changements ne doivent pas augmenter le total au budget de dépenses approuvé par le Conseil
d'administration, ni changer substantiellement le programme d'activités.

Au niveau des dépenses

Afin de permettre à la présidence du Collège d'établir des procédures uniformes et de mettre en place des mécanismes de contrôle qui favorisent l'utilisation efficace des ressources financières, La Cité  établit,
pour les dépenses, les principes suivants :

  1. Tout achat de biens et services doit figurer dans le budget approuvé par le Conseil.
  2. Tout achat de biens et services non disponibles à l'intérieur du Collège doit faire l'objet d'un bon de commande.
  3. Ne sont pas assujettis à l'obligation de faire l'objet d'un bon de commande, les biens et les services dont la nature ne se prête pas à une telle démarche.  À titre d'exemple, les biens et les services suivants  ne font normalement pas l'objet d'un bon de commande :
    • les services publics;
    • les charges locatives des bâtiments;
    • le paiement des déductions à la source, taxes et autres impôts;
    • l'embauche du personnel;
    • les remboursements de frais de déplacement.

Exceptions

Le Conseil d'administration se réserve l'approbation d'une dépense dans les cas suivants :

  • l'embauche d'une firme de vérificateurs;
  • le choix des institutions bancaires;
  • l'acquisition de sites ou d'édifices;
  • l'octroi de contrats dépassant la somme de 1 million $ ;
  • tout autre cas jugé opportun par le Conseil d'administration.

Contrôle

  • La présidence du Collège établit les mécanismes d'approbation et de contrôle des bons de commande.
  • La présidence établit les mécanismes d'approbation et de contrôle adaptés à la nature des achats de biens et de services qui ne font pas l'objet de bons de commande.
  • Deux fois par année, la présidence du Collège dépose au Conseil d'administration un rapport comparant les résultats réels aux prévisions budgétaires et explique les écarts significatifs.
  • La présidence du Collège établit les systèmes financiers du Collège de façon à refléter fidèlement les orientations budgétaires du Conseil d'administration et la comparaison entre les résultats réels et les budgets.

Liens

Directive(s) administrative(s) associée(s)

Aucune

Politique(s) associée (s)

  • 3.04 – Ressources financières
  • 3.05 – Protection des actifs

Autres (loi, directive ministérielle, etc.) :

Aucune