À titre d'organisme gouvernemental, La Cité est assujettie à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. Cette loi protège la vie privée des étudiants et étudiantes. La Cité ne transmet aucune information relative au dossier d'un étudiant à quiconque sans la permission écrite et la présence de l'étudiante ou de l'étudiant concerné. Les renseignements sont confidentiels dont les noms et coordonnées d'un étudiant, la date de naissance, les notes, les examens, le numéro d'étudiant, le relevé de notes et le dossier financier.
Un étudiant peut donner accès aux renseignements personnels de son dossier scolaire à une tierce personne. Il peut s'agir d'un parent, d'un commanditaire, d'un employeur ou de toute autre personne identifiée par l'étudiant. L'étudiant doit obligatoirement compléter le formulaire le Divulgation de renseignements personnels, financiers et scolaires. Le formulaire doit inclure la signature originale de l'étudiant et celle d'un témoin. Le formulaire doit inclure spécifiquement le nom de la personne identifié par l'étudiant. Ce formulaire doit être remis au Bureau des admissions et du registraire et porté au dossier de l'étudiant. Il est important de préciser que cet accès au dossier de l'étudiant n'autorise pas la personne identifiée, parent ou autre, à agir au nom de l'étudiant ou de contester une décision scolaire.
Il est à noter que les remboursements de frais d'études et l'émission de document aux fins d'impôts sont faits au nom de l'étudiant à l'adresse postale fournie par l'étudiant.
