Directives administratives
de nature générale

1. Préambule

Dans son Cadre de gouvernance et de responsabilisation publié en avril 2003, le ministère des Collèges et Universités (MCU) stipule dans sa directive exécutoire que « Le conseil d’administration doit veiller à l’établissement d’un conseil aviseur, le Conseil collégial, dont le rôle est de permettre aux étudiants ainsi qu’au personnel du Collège d’exprimer leur avis au président du Collège relativement aux affaires qui les concernent. Le Conseil d’administration du Collège détermine par voie de réglementation interne la structure, la composition, le cadre de référence et les règles de fonctionnement du Conseil collégial. Un rapport préparé par ce conseil aviseur devra figurer dans le rapport annuel de chaque collège. »[1]

Le Collège La Cité est gouverné dans le respect du Règlement administratif et des politiques dont le Conseil d’administration (CA) s'est doté. À l’article 53 du Règlement administratif, le CA autorise la présidence-direction générale du Collège à mettre en place un Conseil collégial et spécifie les paramètres reliés au fonctionnement pour ce qui est de la structure, de la composition, du cadre de référence et des règles de fonctionnement.[2]

Lors de sa réunion du 29 septembre 2003, le CA a adopté une politique pour la mise en place d’un Conseil collégial. De plus, la politique 1.05 – Structure des comités du Conseil d’administration renseigne sur le fonctionnement, la membriété et les mandats des membres du Conseil collégial.

2. Objet

Le Conseil collégial a comme objectif de « permettre à la présidence-direction générale du Collège d’obtenir une rétroaction de la communauté collégiale quant aux dossiers stratégiques et prioritaires du Collège. De plus, il permet aux étudiant.e.s ainsi qu’au personnel du Collège d’exprimer formellement leur avis à la présidence-direction générale du Collège relativement aux affaires qui les concernent. »[3]

3. Composition

La composition du Conseil collégial est la suivante :

26 membres au total
20 membres votants
5 membres sans droit de vote

Le Conseil collégial peut recommander, au besoin, à la présidence-direction générale l’ajout de membres sans droit de vote.

4. Choix des membres et durée du mandat

Membres de la communauté étudiante

Le choix des membres de la communauté étudiante a lieu chaque année en avril lors de l’Assemblée générale extraordinaire (AGE) de l’Association étudiante.

Le mandat des membriété étudiante est d’une durée d’un (1) an, soit du 1er avril au 31 mars de l’année suivante.

Membres de la communauté collégiale

Le choix des membres de la communauté collégiale, soit le personnel administratif, scolaire et de soutien se fait lors des élections qui ont lieu en mai ou en juin. Les postes vacants sont communiqués par courriel à l’ensemble du personnel du Collège. Les personnes intéressées à soumettre leur candidature auront à remplir un formulaire de mise en candidature disponible lors de la période des élections en mai ou en juin.       

Le mandat des membres est d’une durée de deux (2) ans, soit du 1er septembre au 31 août de l’année suivante. Les membres peuvent renouveler leur mandat autant de fois qu’ils.elles le souhaitent, sans limite de renouvellement. Toutefois, une attention particulière sera portée à la diversité des secteurs représentés, afin de garantir un équilibre et une équité entre les secteurs et les services du Collège d’un mandat à l’autre.

Départ en cours de mandat

Une vacance survient au sein du Conseil collégial lorsqu'un.e membre démissionne, perd les qualifications nécessaires qui lui ont permis d’être nommé.e ou néglige d’exercer ses fonctions et responsabilités.

Le membre ayant droit de vote qui prend la décision de démissionner doit informer par écrit la présidence du Conseil collégial. Le remplacement du membre votant  s'effectue selon le processus de nomination en cours.  Ainsi, la personne remplaçante devra terminer le mandat du membre qui n’est plus en fonction.

5. Responsabilités des membres

• Le.la membre votant.e doit participer activement aux réunions du Conseil collégial et à certains groupes de travail.
• En cas d'absence, i.ellel doit se faire remplacer par une personne du secteur qu'il.elle représente et en informer la présidence du Conseil collégial. Le.la remplaçant.e jouit des mêmes pouvoirs.
• Le.la membre votant.e consulte et informe les collègues de son secteur.
• Le.la membre qui souhaite inscrire un sujet à l'ordre du jour d'une réunion du Conseil collégial doit le soumettre à la présidence du Conseil collégial, avant la tenue de la rencontre.
• Lorsqu'un.e membre votant.e assiste à moins de 50 % des réunions régulières du Conseil collégial ou s'il.elle s'absente sans motif valable et sans remplacement, à deux réunions consécutives, son poste peut être considéré comme vacant.
• À moins d’indications précises, les membres sans droit de vote ne sont pas partie prenante des recommandations faites par le Conseil collégial.

6. Comité de direction

Le Comité de direction est composé de la présidence, de la vice-présidence et du.de la secrétaire du Conseil collégial. Ils sont des membres votants du Conseil collégial.

Les membres votant.e.s intéressé.e.s à faire partie du Comité de direction doivent faire connaître par écrit (maximum une (1) page) les motifs de leur candidature, appuyée par la signature de deux membres votant.e.s, cinq (5) jours avant la première réunion de l’année. Lors de cette première réunion, les membres votant.e.s élisent les trois (3) personnes aux postes de présidence, vice-présidence et secrétaire.

La présidence et la vice-présidence du Comité de direction ne peuvent provenir de la même catégorie de personnel (scolaire, soutien, administratif) et  ne peuvent représenter uniquement la clientèle étudiante.

Les trois (3) membres faisant partie du Comité de direction peuvent renouveler leur mandat, sans limite de renouvellement, tant et aussi longtemps qu’ils.elles sont membres votant.e.s du Conseil collégial.

7. Responsabilités de la présidence du conseil collégial

• La présidence préside les réunions du Conseil collégial.
• Elle est le porte-parole du Conseil collégial et parle au nom des membres votant.e.s seulement.

• Elle déclenche les mécanismes pour combler les postes vacants.
• Elle est membre d'office de tous les groupes de travail ou comités du Conseil collégial.
• Elle préside le Comité de direction.
• Elle prépare l’ordre du jour en collaboration avec le Comité de direction.
• Elle veille au maintien du quorum.
• Elle exerce tout autre fonction que lui confient les membres.

8. Responsabilités de la vice-présidence du conseil collégial

• Elle assiste la présidence dans l'accomplissement de ses fonctions.
• Elle est membre du Comité de direction.
• Elle oriente les nouveaux membres votants du Conseil collégial.
• Elle remplace la présidence en cas d'absence.

9. Responsabilités du secrétariat du conseil collégial

• Cette personne est membre du Comité de direction.
• Elle assure le bon fonctionnement du secrétariat du Conseil collégial.
• Elle rédige les ordres du jour et les procès-verbaux des rencontres.

10. Réunions

Le Conseil collégial se réunit le troisième vendredi du mois de septembre à juin de l’année suivante, à moins qu’il n'en détermine autrement.

Le calendrier des réunions régulières ainsi que des sujets sont discutés en comité de direction et approuvés avant le début des réunions de l’année. Le calendrier est ensuite distribué aux membres du Conseil collégial.

Le Comité de direction peut prendre la décision d’ajouter ou de retirer des réunions du calendrier des réunions, si nécessaire.

Le Comité de direction ou trois membres votant.e.s du Conseil collégial peuvent demander la tenue d'une réunion extraordinaire.

Tout membre ou toute personne qui assiste ou qui est invitée à participer au Conseil collégial doit agir avec civilité, respect et civisme. Toute discussion, décision et délibération doit se faire selon les principes éthiques au travail, conformément à la directive RH-04 Code d’éthique au travail[5] .

L'avis de convocation, l'ordre du jour et la documentation pertinente sont envoyés aux membres au minimum cinq (5) jours ouvrables avant la prochaine réunion.

Le quorum requis pour une réunion du Conseil collégial est de 50 % des 26 membres + 1 membre, soit 14 membres votant.e.s.

Les réunions du Conseil collégial ou de ses comités sont ouvertes à tout le personnel à titre d’observateur seulement.

11. Comités de travail

Le Conseil collégial peut recommander à la présidence-direction générale du Collège de mettre sur pied des comités de travail. Ces comités doivent être en relation avec la raison d’être du Conseil collégial. Le Conseil collégial décide de la composition, la durée et l'échéancier des travaux. La participation à ces comités est strictement volontaire.

11.1 Comité de direction

Le Conseil collégial a un seul comité permanent, soit le Comité de direction qui prend forme dès la première réunion de l’année

Il est composé de la présidence, de la vice-présidence et du.de la secrétaire du Conseil collégial.

Il rencontre la présidence-direction générale de La Cité, au besoin.

12. Appui logistique

Le Bureau de la présidence-direction générale est responsable de la gouvernance du Conseil collégial tandis que le leadership administratif et l’appui logistique sont assumés par le Bureau de la vice-présidence à l’Enseignement et à la Recherche par le biais d’un.e doyen.n.e à l’Enseignement.

[1] Cadre de gouvernance et de responsabilisation – Ontario

[2] [3] Règlement administratif du conseil d’administration du collège La Cité

[4] La représentativité des membres doit être répartie pour couvrir divers secteurs du Collège.

[5] RH-04 Code d'éthique au travail