Directives administratives
de nature pédagogique

Préambule

La Cité s'est donné la mission de promouvoir l'avancement des connaissances, l’intégrité et l'excellence de la recherche appliquée en conformité avec les plus hauts standards scientifiques et éthiques. Pour ce faire, elle fait la promotion d'une conduite responsable en recherche. Elle veille notamment au respect de la dignité humaine et à la protection des droits des personnes dans ses activités de recherche avec des êtres humains. À cet effet, La Cité adopte les principes et les règles qui font l'objet de la présente directive. De plus, le Collège est admissible à recevoir du financement des trois organismes subventionnaires fédéraux du Canada : le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), et a signé une Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche qui liste les obligations des établissements, notamment, le respect les exigences du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche et tenir à jour une politique. Le terme «terme « politique », lorsqu’exprimé dans le Cadre de référence, est nommé « directive » ou « directive politiqueterme « politique », lorsqu’exprimé dans le Cadre de référence, est nommé « directive » ou « directive », lorsqu’exprimé dans le Cadre de référence, est nommé «terme « politique », lorsqu’exprimé dans le Cadre de référence, est nommé « directive » ou « directive directiveterme « politique », lorsqu’exprimé dans le Cadre de référence, est nommé « directive » ou « directive » ou « directive administrativeterme « politique », lorsqu’exprimé dans le Cadre de référence, est nommé « directive » ou « directive » dans le contexte de La Cité.

1. Objet

Cette directive a pour objectif d’assurer l’existence d’un environnement de recherche favorable dans toutes les sphères de la recherche, ce qui inclus la gestion des fonds de recherche et les processus d’évaluation de la recherche et qui sont réalisées sous l’autorité ou les auspices de La Cité.

2. Destinataires

Cette directive s’applique à toutes les personnes intervenant dans des activités de recherche réalisées au Collège ou sous ses auspices, que ce soit des chercheurs ou des gestionnaires de la recherche ou qui participent aux processus d’évaluation des organismes subventionnaires.

3. Definitions

Allégation : Déclaration, affirmation ou énoncé non confirmé transmis par écrit à un établissement ou à un organisme indiquant qu’il y a eu violation d’une ou plusieurs politiques des organismes.

Allégation réfléchie : Une allégation qui est basée sur des faits n’ayant donné lieu à aucune investigation antérieure.

Chercheur : quiconque réalise des activités de recherche au sein de l’établissement ou sous ses auspices, seul ou au sein d’une équipe de recherche. Le terme inclut les professeurs, les professionnels et les étudiants.

Conduite responsable : le comportement attendu de quiconque mène des activités de recherche ou de soutien à la recherche à quelque étape que ce soit d’un projet de recherche, c’est-à-dire de la formulation de la question de recherche jusqu’à la rédaction du rapport, à sa publication et à sa diffusion, en passant par la planification, la réalisation, la collecte de données, l’analyse de la recherche et la bonne gestion des fonds de recherche. Ce comportement suppose la connaissance et l’application des normes professionnelles établies ainsi que des valeurs et des principes éthiques qui sont essentiels à l’exécution de toutes les activités liées à la recherche. Ces valeurs comprennent l’honnêteté, l’équité, la confiance, la responsabilité et l’ouverture.

Conflit d’intérêt : Le conflit d’intérêts peut être le fruit d’activités ou de situations qui engendrent un conflit réel, potentiel ou apparent entre les devoirs ou responsabilités d’une personne à l’égard des activités de recherche, et les intérêts personnels, institutionnels ou autres. Il peut s’agir, entre autres, d’intérêts commerciaux, marchands ou financiers propres à la personne en cause, à des membres de sa famille, à des amis ou à des relations professionnelles actuelles, potentielles ou passées.

CRSH : Conseil de recherches en sciences humaines du Canada

CRSNG : Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada

IRSC : Instituts de recherche en santé du Canada

Enquête : Processus qui consiste à examiner une allégation afin de déterminer s’il s’agit d’une allégation réfléchie, s’il y a eu violation d’une ou plusieurs politiques des organismes, et si une investigation est justifiée à la lumière des renseignements fournis dans l’allégation.

Établissement : Universités, hôpitaux, collèges, instituts de recherche, centres et autres organisations admissibles à recevoir des fonds de subvention des organismes et à les administrer au nom des titulaires de la subvention et des organismes. Dans le contexte de cette directive administrative, il est question de La Cité

Gestionnaire de recherche : réfère à toute personne employée par le Collège pour administrer les fonds de recherche dont l’établissement est fiduciaire.

Investigation : Processus systématique, mené par un comité d’investigation de l’établissement, visant à examiner une allégation, à recueillir des preuves relatives à l’allégation et à les examiner, et à prendre une décision afin de déterminer s’il y a eu violation d’une ou plusieurs politiques des organismes.

Organismes : Les trois organismes subventionnaires fédéraux du Canada, soit le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC).

Participant : Personne dont les données, le matériel biologique, les réactions ou les réponses à des interventions, des stimuli ou des questions de la part des chercheurs sont utilisés pour répondre aux questions de recherche. Également appelé « participant humain » ou, dans d’autres politiques ou lignes directrices, « sujet » ou « sujet de recherche ».

Recherche : Entreprise visant à accroître les connaissances à l’aide d’une étude structurée ou d’une investigation systématique. L’expression « étude structurée » désigne une étude qui est menée de façon à ce que les méthodes, les résultats et les conclusions puissent soutenir l’examen minutieux de la communauté de recherche concernée.

Violation : Une violation du Cadre de référence est le manquement à toute politique d’un organisme à quelque étape que ce soit d’un projet de recherche – de la demande de fonds à l’exécution des travaux de recherche et la diffusion des résultats. Sont visées toutes les activités liées à la recherche, y compris la gestion des fonds des organismes.

4. Responsabilités

4.1 Le Collège

L’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche a pour objectif de s’assurer que la recherche financée atteint les normes d'excellence les plus élevées. Voici une liste partielle des obligations du Collège :

1. Fournir une infrastructure matérielle et organisationnelle adéquate pour les activités de recherche, la formation en recherche et d'autres activités financées par un organisme.
2. Élaborer et mettre en œuvre des politiques, des systèmes administratifs, des procédures et des contrôles efficaces, de manière à s'assurer que les activités financées par un organisme sont menées conformément à ce qui suit :
   • exigences établies par la loi ;
   • politiques et procédures de l'organisme ;
   • ententes de financement relatives aux subventions et aux bourses.
3. Vérifier et approuver chaque demande de financement avant d'être étudié par l'organisme.
4. Confirmer l'admissibilité de chaque candidat à une subvention ou à une bourse au moment de la demande, conformément aux exigences et aux procédures de l'organisme pertinent en matière d'admissibilité.
5. Respecter les exigences les plus récentes énoncées dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.
6. Respecter la version la plus récente de l'Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains.
7. Si l'établissement a recours à des animaux pour de la recherche il doit maintenir un certificat valide de Bonnes pratiques animales du Conseil canadien de protection des animaux (CCPA), puis s'assurer que la recherche tout à fait conforme aux lignes directrices du CCPA.
8. S'assurer que ses décideurs évitent toute situation pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts ou, si une telle situation est inévitable, doit prendre les mesures appropriées pour en atténuer les risques.
9. Administrer et dépenser les fonds conformément aux politiques et procédures financières de l'organisme, notamment celles du Guide d’administration financière des trois organismes, du Guide des trois organismes à l'intention des titulaires d'une bourse de formation en recherche
10. Si un organisme fournit du financement devant servir à l'achat, à la mise sur pied ou au soutien pour ce qui est du matériel et des installations, l'établissement doit assumer et garder la propriété du matériel, abriter, entretenir et, au besoin, assurer le matériel, et prendre des mesures raisonnables pour le protéger pour la durée de sa vie utile; dans la mesure du possible, et au besoin compte tenu de la nature du matériel, permettre à d'autres chercheurs de l'utiliser.
11. Aider les organismes à s'acquitter de leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l’évaluation d’impact.

Dans la mise en œuvre de la directive sur la conduite responsable en recherche, c’est à la vice-présidence à l’Enseignement et à la réussite scolaire (VPE) que revient la responsabilité de la diffuser et d’en faire la promotion auprès des membres du Collège, par l’entremise de la direction du Bureau de la recherche et de l’innovation mais, c’est à chacun des chercheurs et des gestionnaires que revient la responsabilité d’en prendre connaissance et de s’y conformer. Lorsqu’un chercheur ou un gestionnaire a la responsabilité d’un centre, d’une équipe de recherche ou d’employés, c’est à celui-ci que revient la responsabilité de sensibiliser tous ses membres et de s’assurer du respect de la directive sur la conduite responsable en recherche.

4.2 Responsabilités des chercheurs et des gestionnaires

Le Cadre de référence des trois organismes clarifie le rôle des chercheurs pour promouvoir l’intégrité en recherche, l’un des volets de la conduite responsable. Les chercheurs doivent tenter d’appliquer les meilleures pratiques de recherche de façon honnête, responsable, franche et équitable lorsqu’ils cherchent et diffusent des connaissances. De plus, ils doivent respecter les exigences des politiques applicables des établissements et les normes professionnelles ou disciplinaires et se conformer aux lois et règlements en vigueur.
Voici les responsabilités minimales des chercheurs :

1. Rigueur : Faire preuve de rigueur intellectuelle et scientifique lorsqu’ils proposent et réalisent des travaux de recherche, qu’ils enregistrent, analysent et interprètent des données et qu’ils rapportent et publient des données et des résultats.
2. Tenue des dossiers : Conserver des dossiers complets et exacts pour les données, les méthodes et les résultats, y compris les graphiques et les images, conformément à l’entente de financement applicable, aux politiques de l’établissement, aux lois et aux règlements, ainsi qu’aux normes professionnelles ou disciplinaires, de façon à permettre la vérification ou la reproduction des travaux.
3. Références précises : Fournir les références et, s’il y a lieu, obtenir la permission d’utiliser des travaux publiés et non publiés, ce qui inclut des théories, des concepts, des données, des documents originaux, des méthodes, des résultats, des graphiques et des images.
4. Attribution du statut d’auteur : Présenter en tant qu’auteurs, avec leur consentement, toutes les personnes ayant apporté une contribution appréciable au contenu de la publication ou du document et en acceptant la responsabilité, et uniquement ces personnes. La contribution appréciable peut être conceptuelle ou concrète.
5. Remerciements : Mentionner comme il se doit toutes les personnes ayant contribué à la recherche, notamment les bailleurs de fonds et les commanditaires, et uniquement ces personnes.
6. Gestion des conflits d’intérêts : Reconnaître et résoudre adéquatement tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent conformément à la politique sur les conflits d’intérêts en recherche de l’établissement afin d’assurer l’atteinte des objectifs du cadre de référence.
7. Demander ou détenir des fonds : fournir de l’information véridique, complète et exacte, se présenter et présenter leurs travaux et leurs réalisations conformément aux normes du domaine pertinent, demander du financement d’un organisme uniquement s’ils ne sont pas actuellement inadmissibles et vérifier si les autres personnes mentionnées dans la demande ont donné leur consentement à cet égard.
8. Gestion des fonds : utiliser les subventions ou les bourses conformément aux politiques des bailleurs de fonds, y compris le Guide d’administration financière des trois organismes et les guides des subventions et des bourses des organismes, ainsi que de fournir des informations véridiques, complètes et exactes au sujet de la documentation liée aux dépenses imputées aux comptes
9. Exigences concernant certains types de recherche : se conformer à toutes les exigences applicables et aux lois liées à la conduite de la recherche impliquant des participants humains, des animaux, des agents pathogènes ou des substances contrôlées, ou ayant un impact environnemental.
10. Rectifier la situation en cas de violation des politiques des organismes : Les chercheurs qui enfreignent les politiques des organismes doivent réagir de façon proactive pour rectifier la situation, par exemple en corrigeant le dossier de recherche,
11. Participer aux processus d’évaluation d’un organisme : Les examinateurs ou évaluateurs externes doivent se conformer à la Politique sur les Conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche, ou autres le cas échéant.

5. Qualité de l’environnement de recherche

Afin de maximiser la qualité et les retombées de la recherche, le Collège est responsable de créer un environnement qui favorise l’excellence en recherche par la mise en place de procédures et d’activités de sensibilisation. Une culture de recherche responsable incite les chercheurs à agir de façon honnête, responsable, franche et équitable.

La Cité prend également en compte les situations de conflits d’intérêts, selon le contexte et les politiques en vigueur. Tout conflit d’intérêt réel, potentiel ou apparent, doit être reconnu, et déclaré sans délai à son supérieur immédiat. En cas de conflit avec ce dernier, le chercheur ou le gestionnaire pourra faire sa déclaration à la VPE. Un conflit d’intérêts ne signifie pas l’arrêt de toutes les activités de recherche. La déclaration des conflits d’intérêts permet de maintenir un niveau de confiance et d’intégrité nécessaire au bon fonctionnement de la gestion et des travaux de recherche et à la mise en place de mesures appropriées pour les résoudre ou les éviter dans l’avenir.

6. Processus en cas de violation des politiques

Une violation en conduite responsable de la recherche est le manquement à toute politique d’un organisme à quelque étape que ce soit d’un projet de recherche, de la demande de fonds à l’exécution des travaux de recherche et la diffusion des résultats. Le fait qu’une violation soit intentionnelle ou découle d’une erreur de bonne foi n’entre pas en ligne de compte pour déterminer si une personne a violé une politique d’un organisme. Cependant, l’intention est prise en compte pour décider de la sévérité de la sanction qui pourrait être exercée.

Voici une liste non exhaustive de cas de violation :

• La fabrication et la falsification de données
• La destruction des données ou des dossiers de recherche
• Le plagiat, la republication ou l’autoplagiat
• L’attribution invalide du statu d’auteur
• La mention inadéquate
• Mauvaise gestion des conflits d’intérêts
• Fausse déclaration dans une demande ou un document connexe
• Mauvaise gestion des fonds d’une subvention ou d’une bourse
• Violation des politiques et exigences concernant certains types de recherche
• Violation du processus d’évaluation d’un programme

Le Collège s'est doté d'une procédure pour traiter toute situation de manquement potentiel à la directive sur la conduite responsable en recherche. Cette démarche se doit d'être rigoureuse, équitable, confidentielle et respectueuse des droits des personnes impliquées. Le Collège a nommé la VPE comme personne chargée de la conduite responsable en recherche. Cette personne veille à promouvoir une culture de conduite responsable en recherche et est responsable d’encadrer le processus de gestion des allégations de manquement.

Les chercheurs et les gestionnaires doivent collaborer dans tout processus visant à gérer une allégation de violation à la conduite responsable en recherche et être proactifs afin d’y remédier.

6.1 Réception des allégations de manquement

Toute personne, même de l’extérieur du Collège, peut déposer une plainte à la VPE si elle a un doute raisonnable qu'un individu a enfreint la présente directive. Les allégations anonymes seront traitées par le Collège, et ce, au même titre que les autres, en autant que les informations soient suffisantes pour évaluer les allégations sans qu’il ne soit nécessaire d’obtenir des informations supplémentaires du plaignant.

La VPE est responsable de l’encadrement de la plainte, de l’enquête et de l’investigation, le cas échéant. Cependant, il est de la responsabilité de la gestionnaire du Bureau de la recherche et de l’innovation de faire les vérifications nécessaires si la VPE est impliquée dans la plainte. Auquel cas, la gestionnaire du Bureau de la recherche et de l’innovation sera responsable de l’encadrement de la plainte et des enquêtes.

6.2 Enquête

Une fois la plainte déposée par écrit, la VPE la transfère à la présidence de tout comité décisionnel spécialisé (i.e. la présidence du Comité d’éthique de la recherche ou du Comité de protection des animaux) le cas échéant, sinon à la gestionnaire du Bureau de la recherche et de l’innovation responsable de mener une enquête qui permet de déterminer le bien-fondé d’une allégation, soit sa recevabilité. L’enquête permet d’identifier quelles politiques précises auraient été violées et de décider si une investigation est justifiée à la lumière des renseignements fournis dans l'allégation.

La personne désignée pour mener l’enquête :

• Peut s’adjoindre, pour l’aider, des personnes du comité décisionnel concerné, sinon de l’administration du Collège ou d’un centre de recherche où le chercheur ou le gestionnaire travaille. Au début de l’enquête, la VPE avise la personne concernée et le centre de recherche, s’il y a lieu, du dépôt de la plainte, de son contenu et de l’enquête en cours.
• Doit protéger les personnes ayant formulé des allégations de bonne foi en préservant l’anonymat du plaignant conformément aux lois en vigueur et les protéger des représailles.
• Peut dans des situations exceptionnelles, décider de prendre des mesures immédiates pour protéger l’administration des fonds des organismes.
• Évalue dans les 20 jours ouvrables la recevabilité de la plainte et communique ses conclusions à la VPE.

En cas de plainte non-recevable, erronée ou tout simplement non-fondée, la VPE communique par écrit avec le plaignant, la personne visée par la plainte et le centre de recherche, s’il y a lieu, pour ainsi mettre un terme à l’enquête. Elle déploiera tous les efforts raisonnables pour protéger ou rétablir la réputation des personnes visées par une allégation non fondée
En cas de plainte recevable et qu’il y a violation, la VPE poursuit avec une investigation.

6.3 Investigation

La VPE nomme une présidence et des membres d’un comité d’investigation constitué minimalement de trois (3) personnes dont l’expertise est en lien avec la nature de la plainte. Dans toutes les situations où un étudiant est la personne visée par la plainte, un autre étudiant du Collège siégera au comité d’investigation. Toutes les personnes seront choisies pour leur compétence et leur probité ainsi que pour leur impartialité face à l’allégation traitée.

Le comité d’investigation :

• Reçoit toute la documentation considérée lors de l’enquête. Il a le droit de consulter toute information jugée pertinente pour l’investigation.
• Consulte le dépositaire de la plainte lorsque cette personne est connue ainsi que la personne objet de la plainte à moins que celles-ci ou une de celles-ci refusent de rencontrer le comité. Le comité d’investigation pourra aussi interroger et entendre les commentaires des personnes qui sont reliées à la plainte de près ou de loin et avoir accès à l’expertise de consultants.
• Respecte les droits des personnes impliquées et leur réputation. Ceux-ci doivent être préservés jusqu’aux limites permises par les lois en vigueur.
• A le pouvoir de trancher l’allégation de manquement.
• Consigne les documents et comptes rendus des rencontres au dossier de la plainte et assure un accès restreint.
• Présente un rapport à la VPE qui en fera parvenir les conclusions à la présidence-direction générale du Collège, à la personne responsable du Centre de recherche, et au Secrétariat sur la conduite responsable de la recherche (SCRR) s’il y a lieu, dans les soixante (60) jours calendrier suivant le début de l’investigation. Les éléments à inclure dans le rapport d’investigation sont :
• la ou les allégations spécifiques, un sommaire des résultats et leur justification ;
• le processus suivi et les échéances établies pour la réalisation de l’enquête ou de l’investigation ;
• la réponse du chercheur à l’allégation, à l’investigation et aux résultats, et les mesures qu’il a prises pour remédier à la violation;
• les décisions et les recommandations du comité d’investigation de l’établissement et les mesures prises par celui-ci.

6.4 Divulgation des conclusions de l’investigation

Dès la réception du rapport du comité d’investigation, la VPE adopte l’une des mesures décrites, telles que proposées par le comité d’investigation, et avise les personnes concernées des conclusions de ce dernier. La personne visée par la plainte aura sept (7) jours ouvrables pour faire une demande d’appel de la décision du comité d’investigation que ce soit sur le fond ou sur la forme. Elle devra, dans ce cas, envoyer une lettre écrite à la VPE signifiant qu’elle désire faire appel de la décision. La VPE constituera comité d’appel, le cas échéant.

7. Directives, politiques ou procédures reliées

• PED-13 Éthique de la recherche avec des êtres humains
• PED-14 Biosécurité
• PED-16 Utilisation éthique et protection des animaux